بازخورد دادن مدیر به کارمندان چه اثراتی دارد؟

شما به عنوان یک مدیر، نه‌ تنها مسئول کار کارمندانتان، بلکه مسئول رشد و توسعه‌شان نیز هستید ...

نوشته‌ی

مژگان امیریوسفی

| هنوز نظری وجود ندارد

مقدمه

مدیران بزرگ، بهترین بازخورد را دارند. برای این‌که کار مدیریت را به‌خوبی انجام دهید، باید بر روی رشد افراد، سرمایه‌گذاری کنید و بازخورد مدیریتی داشته باشید.

بازخورد معنادار به نتایج بهتری از جمله مشارکت بیشتر کارکنان منجر می‌شود.
بهترین بازخورد، متناوب، متمرکز و آینده‌نگرانه است.
بازخورد مؤثر، روابطی مبتنی بر اعتماد ایجاد می‌کند.

مدیریت یکی از سخت‌ترین نقش‌هایی است که تابه‌حال به‌صورت حرفه‌ای انجام داده‌اید. غالباً ممکن است احساس کنید مسئولیت زیادی دارید. از شما خواسته می‌شود که دستورالعمل‌ها را از بالا و از طریق افرادی که به شما گزارش می‌دهند، پیش ببرید. شما نه‌تنها مسئول کار آن‌ها هستید، بلکه مسئول رشد و توسعه‌شان نیز هستید. و این مطلب ارگونومی در محیط کار چیست و چه تاثیری دارد؟ هم میتواند به شما کمک کند.
زمان و سرمایه‌گذاری احساسی زیادی نیاز است تا این کار به‌خوبی انجام شود. متأسفانه، بسیاری از مدیران کار مدیریت را به‌خوبی انجام نمی‌دهند؛ زیرا به آنها آموزش داده نشده است که چگونه این کار را انجام دهند. این اشتباه می‌تواند تأثیر مخربی بر مردم و فرهنگ‌ها بگذارد.

مراجعه به کلینیک مدیریت و رهبری

مشاهده سایر کلینیک‌ها

مدیر به‌عنوان مربی

مدیریت فقط انجام این کار نیست. به طور فزاینده‌ای، یکی از مهم‌ترین نقش‌هایی که کارمندان از مدیران خود انتظار دارند، نقش مربی است. در واقع، تحقیقات اخیر نشان می‌دهد کارکنان به طور مستمر به این نکته توجه دارند. رابطه‌ی آن‌ها با مدیریت، عامل اصلی در رضایت شغلی و توانایی‌شان برای احساس مشارکت در کار است.
یک مطالعه‌ی داخلی توسط گوگل در مورد این‌که «چه چیزی یک مدیر بزرگ را می‌سازد؟» نشان داد که رفتار شماره یک مدیران با امتیاز بالا، مربی خوبی بودن است. اگر می‌خواهید یک مدیر عالی باشید، باید یک توسعه‌دهنده‌ی عالی برای افراد باشید و این بدان معنی است که بدانید چگونه و چه زمانی باید بازخورد مدیریتی عالی ارائه دهید.
استفاده از استراتژی‌های کوچینگ در نقش مدیریتی شما مستلزم سرمایه‌گذاری بر روی کارمندانتان است. مربیگری در خالص‌ترین شکل خود، به این معنا نیست که به‌طرف مقابل بگویید چه کاری انجام دهد یا چگونه آن را انجام دهد. یک مربی سؤالاتی متفکرانه می‌پرسد، تشویق می‌کند، می‌داند چه زمانی باید پیشنهاد دهد و چه زمانی باید خودداری کند، گوش‌دادن فعال را تمرین می‌کند، از مسئولیت‌پذیری حمایت می‌کند و بازخورد مدیریتی معینی ارائه می‌دهد.
راه ساده‌تر این است که بگویید: «این کار را دقیقاً به همین شکل انجام بده و زمانی که کارت تمام شد، به من بگو تا پس از آن، کار بعدی را به تو بگویم.» بله، آسان‌تر است؛ ولی نتایج این سبک از مدیریت خرد، کارمندانی است که درگیر و ناتوان شده‌اند و برای هر حرکتشان به شما وابسته هستند. در درازمدت، این مسیر آسان‌تر به معنای کار بیشتر شما در سمت مدیریت است.

بازخورد مدیر

به‌طورکلی بازخورد دادن مدیرحیاتی است؛همه مثالی از دریافت بازخورد ضعیف دارند. به رشد شما کمک نمی‌کند، یک حمله‌ی شخصی به نظر می‌رسد و در نهایت، احساس جاخوردن می‌کنید. زیرا غیرمنتظره است. حتی زمانی که محتوای پیام و بازخورد مثبت است (شما عالی کار می‌کنید! ) به‌احتمال زیاد احساس بهتری دارید؛ ولی درصورتی‌که ندانید چگونه عالی عمل می‌کنید یا چگونه به عالی بودن ادامه خواهید داد، فایده‌ای نخواهد داشت.
اغلب، افرادی که به آنها گفته می‌شود: «عالی کار می‌کنی»، بافکر کردن به «می‌دانم که کارم عالی نیست» کنار می‌روند. «چرا این شخص نمی‌تواند به من کمک کند تا بهتر شوم؟!»

شیوه‌ی بازخورد صحیح مدیران

همیشه، بازخورد درست مدیران با کارمندان، هفته‌ها یا ماه‌ها قبل از گفتگوی بازخورد مدیر شروع می‌شود. چرا؟ زیرا قبل از این‌که بتوانید با کسی در مورد نقاط قوت و فرصت‌های رشد او صحبت کنید، ابتدا باید با او رابطه‌ای مبتنی بر اعتماد ایجاد کنید. به‌عنوان یک مدیر، این امر منوط به چند نکته‌ی کلیدی است:

باید کارمندانتان را به شکل منحصربه‌فردی بشناسید و این به معنای گفتگو با ایشان، فهمیدن علایق، نقاط قوت و چالش‌های آنها، شناسایی فرصت‌هایی که می‌توانید از آنها حمایت کنید و به ایشان به‌عنوان یک انسان، علاقه‌ی واقعی، نشان دهید، است.
باید انتظارات روشنی را برای کار تعیین کنید. انتظار دارید مردم هر روز چگونه ظاهر شوند؟ کار موفق چگونه به نظر می‌رسد؟ موفقیت را چگونه می‌توان ارزیابی کرد؟ روش ارتباطی ترجیحی شما چگونه است؟ شما نمی‌توانید افراد را در قبال انتظارات ناگفته، مسئول بدانید و سپس تعجب کنید که چرا شما را ناامید می‌کنند.
باید سابقه‌ای از رفتار ثابت بسازید. ایجاد اعتماد به شخص، قبل از هر چیز، انجام کاری است که می‌گویید انجام خواهید داد. اگر می‌گویید که از کارمندانتان حمایت می‌کنید، پس باید این کار را انجام دهید. اگر می‌گویید که از آنها در قبال رفتارشان مسئولیت می‌خواهید، پس باید این کار را انجام دهید. اولین باری که کارهای گفته شده را انجام نمی‌دهید، اعتماد را می‌شکنید و اعتماد، پس از شکستن، تقریباً غیرممکن است که تعمیر شود.

سپس، بازخورد (بازخورد مدیر)

هنگامی که کار توسعه‌ی روابط با کارمندانتان را بر اساس اعتماد انجام دادید، گفتگوهای بازخورد مدیریتی آسان‌تر و مؤثرتر می‌شوند. حتی زمانی که مجبور به ارائه‌ی بازخورد منفی و دردناک باشید، کارمندانتان متوجه خواهند شد که شما این کار را به دلیل توجه واقعی به پیشرفت و موفقیت آنها انجام می‌دهید.
ممکن است گفتگو همچنان چالش‌برانگیز باشد، اما به همین دلیل است که شما مدیر هستید. شما باید مایل به گفتگوهای سخت باشید. یا باید کنار بروید و اجازه دهید شخص دیگری این کار را انجام دهد. گالوپ در مطالعه‌ای که به‌تازگی انجام شده است، اشاره داشت که بهترین بازخورد، متناوب، متمرکز و آینده‌گرا است.

بازخورد درست مدیران به کارمندان

راه دیگری برای بررسی وجود دارد و آن چیزی است که آن را مدل I-O-I می‌نامم:
بازخورد خوب، فوری، عینی و تأثیرگذار است. ازاین‌جهت که بازخورد تا چه حدی بلافاصله و باتوجه‌به رفتار مشاهده شده، ارائه می‌شود، فوری است. این بدان معنا نیست که به‌محض اینکه فکری به ذهنتان می‌رسد، باید از دهانتان بیرون بیاید.
گاهی اوقات نیاز به جمع‌آوری اطلاعات بیشتری دارید. گاهی اوقات ممکن است فقط لازم باشد در مورد آن فکر کنید و بعداً تصمیم بگیرید. اما شش ماه صبر نمی‌کنید تا به اشخاص بازخورد مدیریتی دهید.
مدیران بزرگ باید در هر جلسه انفرادی با افراد خود، گفتگوهای بازخوردی و حداقل یک هفته در میان جلسات تک‌به‌تک داشته باشند. بازخورد خوب عینی است، به این معنی که بر اساس رفتار مشاهده شده است، همچنین به این معنی است که باید سعی کنید از بازخورد دست‌دوم و دست سوم خودداری کنید.

بازخورد مدیریتی صحیح مدیران با کارمندان

اگر کسی همراه با مشکلی که با یکی دیگر از کارمندانتان دارد، به سراغتان آمد، وظیفه‌ی شما این نیست که آن بازخورد را به‌پیش ببرید. وظیفه‌ی شما این است که به آن شخص آموزش دهید که چگونه می‌تواند با کارمند دیگر گفتگوی بازخوردی داشته باشد. در نهایت، بازخورد مناسب تأثیرگذار است. تمرکز بر روی تأثیری است که بر روی خودتان، دیگران یا حتی شخصی که رفتار موردنظر را انجام می‌دهد، دارید.
برای مثال:
«دیروز، در جلسه‌ی تیم، وقتی تلفن خود را چک می‌کردید، باعث شد تا بقیه اعضای تیم، احساس بی‌احترامی کنند. مایلم تا بیشتر در مورد اتفاقاتی که در حال رخ‌دادن بود، بشنوم و به شما کمک کنم تا در مورد برخی استراتژی‌ها فکر کنید. زیرا می‌دانم این رفتاری است که مانع پیشرفت شما در این تیم می‌شود.»
این یک بازخورد فوری، واقع‌گرایانه. تأثیرگذار، متناوب، متمرکز و آینده‌نگر است. دفعه‌ی بعد که مجبور به انجام یکی از این مکالمات هستید، این بازخورد مدیریتی را امتحان کنید.