تجزیه و تحلیل شغل و شناسنامه‌های شغلی

نقطه عطف اکثر فرایندهای سازمانی به تجزیه و تحلیل مشاغل و تدوین شناسنامه‌های مشاغل ختم می‌شود؛ امر مهمی که خود پیش‌نیاز فرایندهای بسیاری است و جهت اجرای دیگر فعالیت‌های سازمانی همواره به آن نیاز پیدا خواهیم کرد. از خروجی و داده‌های تجزیه و تحلیل مشاغل در فرایندهای استخدام و جذب نیرو، طراحی سازمانی، ارزیابی عملکرد، توسعه شغلی، سیستم جبران خدمات، آموزش و ... استفاده می‌گردد. در واقع، تجزیه‌ و تحلیل شغل به سازمان‌ و فرد شاغل کمک می‌کند تا ماهیت و جزییات یک شغل را به طور کامل درک کنند.

تجزیه ‌و تحلیل شغل فرایند مطالعه یک شغل برای تعیین فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها، اهمیت نسبی آن نسبت به سایر مشاغل در سازمان (البته نباید با ارزیابی مشاغل اشتباه گرفته شود)، صلاحیت‌ها و شایستگی‌های لازم برای آن موقعیت شغلی و شرایطی است که شغل تحت آن انجام می‌شود. در این فرایند شغل، نه شخصی که کار را انجام می‌دهد(شاغل)، مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. در خروجی این فرایند، عواملی همچون تعریف شغل، مشخصات شغل، هدف شغل، شرح وظایف، انتظارات سازمانی، همسویی استراتژیک، الزامات قانونی، معیارهای ارزیابی عملکرد، شرایط کاری، شرایط احراز (مانند دانش، مهارت و تخصص مورد نیاز جهت انجام مؤثر شغل)، مسیر شغلی و ارتقاء و نیازهای آموزشی آن شغل تعیین می‌گردد.

سازمان‌ها جهت تجزیه و تحلیل مشاغل خود از روش‌های متنوعی استفاده می‌کنند؛ این روش‌ها بسته به هدف از تجزیه و تحلیل، نوع سازمان و مشاغل موجود و بسیاری از عوامل تعیین‌کننده دیگر، انتخاب خواهند شد. به همین سبب ما در سای‌لایف، گام‌های زیر را جهت تجزیه و تحلیل مشاغل سازمانی در نظر گرفته‌ایم که هر کدام از آنها متناسب با نیاز خاص سازمان قابلیت تغییر و اجرا دارد:

گام اول: بررسی وضعیت سازمان
- در این مرحله اهداف سازمان از این فرایند و مقتضیات خاص آن به طور شفاف مورد بررسی قرار می‌گیرد و پیشینه سازمان در این حوزه نیز مورد مطالعه قرار می‌گیرد. پس از آن، جهت شروع تجزیه و تحلیل مشاغل، استخراج و طراحی تمامی مشاغل بالفعل و بالقوه سازمان در دستور کار قرار خواهد گرفت.

گام دوم: انجام مطالعات پیرامون مشاغل شناسایی‌شده
- پس از شناسایی مشاغل و طراحی چارت سازمانی، نوبت به جمع‌آوری داده‌ها می‌رسد. ما در این مرحله نخست بر اساس استانداردهای جهانی و بانک اطلاعات مشاغل سای‌لایف، داده‌های هر شغل را استخراج می‌کنیم. در این فرآیند به مشخصات شغل، هدف شغل، تعریف شغل، شرح وظایف، انتظارات سازمانی، همسویی استراتژیک، الزامات قانونی، معیارهای ارزیابی عملکرد، شرایط کاری، شرایط احراز، مسیر ارتقای شغل و ... پرداخته می‌شود.

گام سوم: تجزیه و تحلیل و بومی‌سازی داده‌ها
- در این گام مقتضیات ویژه سازمانی مورد بررسی قرار می‌گیرد و مناسب‌ترین روش جهت جمع‌آوری اطلاعات از داخل سازمان انتخاب خواهد شد. از جمله روش‌های جمع‌آوری این اطلاعات می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- - برگزاری جلسات با مدیران ارشد سازمان
  - بررسی و مطالعه اسناد و سوابق موجود
  - بررسی نمودار سازمانی و اطلاعات ساختاری سازمان
  - مصاحبه با کارمندان و سرپرستان فعلی مشاغل
  - پرسشنامه‌های متناسب با روش انتخابی تجزیه و تحلیل مشاغل
  - مشاهده مستقیم
  - ثبت یادداشت‌های روزانه
  - برگزاری جلسات گروه خبرگان شغلی

گام چهارم: اجرا و بازنگری
- در قدم نهایی پس از انجام تجزیه و تحلیل‌های مورد نیاز بر روی داده‌ها، یک گزارش رسمی و مستند که یافته‌های تجزیه و تحلیل شغل را خلاصه می‌کند ارائه می‌شود. این گزارش معمولاً شامل شرح شغل، تشریح عناصر کلیدی شغل و مشخصات شغلی، با جزئیات صلاحیت‌ها و مهارت‌های مورد نیاز است. باید توجه داشت که تجزیه و تحلیل شغل یک امر پویاست و در طول زمان با توجه به تحولات مختلف سازمان باید بازنگری، به روزرسانی و توسعه یابد.

از مهم‌ترین خروجی‌های تجزیه و تحلیل شغل، می‌توان به شرح شغل (Job Description) و شرایط احراز شغل (Job Specification) اشاره کرد.

برای درخواست خدمات تجزیه و تحلیل شغل و شناسنامه‌های شغلی از سای‌لایف کافی است فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما برای هماهنگی‌های بیشتر با شما ارتباط بگیرند و ضمن نیازسنجی دقیق، فرایند و برنامه مختص سازمان شما تهیه شود.