روش‌های موثر ارزیابی عملکرد کارمندان

مقدمه

• منظور از عملکرد کارکنان چیست؟
• عملکرد کارمندان چگونه سنجیده می‌شود؟
• نحوه‌ی ارزیابی عملکرد کارکنان چگونه است؟
• چگونه می‌توان عملکرد و بهره‌وری کارکنان را بهبود بخشید؟

این‌ها سرفصل‌هایی است که در این مقاله به آنها خواهیم پرداخت.

مراجعه به کلینیک ارزیابی و مدیریت عملکرد

مشاهده سایر کلینیک‌ها

مشاهده سایر کلینیک‌ها

عملکرد کارکنان

کارکنان نیرویی هستند که یک شرکت را به جلو می‌برند، بنابراین جای تعجب نیست که عملکرد روزانه‌ی نیروی کار به‌شدت بر موفقیت یا شکست یک تجارت تأثیر گذار باشد.
کسب‌وکارها برای اینکه در بازار امروز موفق باشند، باید راه‌هایی برای حفظ و ارائه‌ی بهترین عملکرد از کارکنان خود بیابند. این موضوع نه‌تنها به استخدام، حفظ و توسعه‌ی بهترین استعدادها کمک می‌کند، بلکه با کمک به کارکنان برای رشد در نقش‌ها و مسئولیت‌های خود، شرکت می‌تواند خطی از رهبران موفق آینده ایجاد و تربیت کند. این‌ها همه به موفقیت طولانی‌مدت شرکت کمک می‌کند.
سنجش کار، برای بهبود عملکرد کارکنان، یک فرایند مداوم است که شامل اندازه‌گیری، ارزیابی و برنامه‌ریزی می‌شود و گامی حیاتی برای دستیابی به اهداف شرکت است.

به بیان ساده، عملکرد کارکنان به این معناست که چگونه یکی از کارکنان وظایف نقش خود را انجام می‌دهد، وظایف موردنیاز را تکمیل و در محل کار رفتار می‌کند. اندازه‌گیری عملکرد شامل کیفیت، کمیت و کارایی کار است.
هنگامی‌که رهبران بر عملکرد کارکنان نظارت می‌کنند، می‌توانند تصویری از نحوه‌ی عملکرد کسب‌وکار ترسیم کنند. این نه‌تنها به موردتوجه قراردادن کارهایی که شرکت‌ها برای بهبود کسب‌وکار خود می‌توانند انجام دهند کمک می‌کند، بلکه این اطلاعات به برنامه‌های رشد آینده نیز یاری می‌رساند.
بااین‌حال، فقط تمرکزکردن بر عملکرد کارکنان به نفع کسب‌وکار نیست. درحالی‌که ارزیابی، عملکرد کلی را بهبود می‌بخشد و می‌تواند تأثیرات مثبتی بر روحیه و کیفیت کار تولید شده نیز داشته باشد، این کار به کارکنان نیز کمک می‌کند تا به پتانسیل کامل خود دست یابند.

در نهایت، اما مهم‌تر از همه، زمانی که کارمندان ضعیف عمل می‌کنند، مشتریان ممکن است ناراضی باشند. در نتیجه، کل کسب‌وکار ممکن است تحت‌تأثیر عملکرد ضعیف او قرار گیرد و با ارزیابی عملکرد، می‌توان به این ضعف پی برد و برای رفع آن برنامه‌ریزی کرد.

عملکرد چگونه سنجیده می‌شود؟

معیارهای مورداستفاده برای اندازه‌گیری ع​ملکرد کارکنان، به نوع کسب‌وکاری که شرکت و کارمندان در آن فعالیت می‌کنند بستگی دارد.
اما به‌طورکلی، راه‌های اصلی برای سنجش عملکرد کارکنان عبارت‌اند از:

• کیفیت کار

استاندارد کار تولید شده شاخص کلیدی عملکرد است. آیا کارمندان حداکثر تلاش خود را برای اطمینان از نتایج باکیفیت می‌کنند؟ آیا اهداف عملکرد محقق می‌شود؟ بررسی کیفیت کار زمینه را برای تجزیه‌وتحلیل سایر عناصر عملکرد آنها فراهم می‌کند.

• سرعت و کارایی

باتوجه‌به اندازه‌گیری میزان موفقیت کارمندان در یک هفته، ماه یا سه‌ماهه متوسط، چقدر با انتظارات شما مطابقت دارد؟ آیا ضرب‌الاجل‌ها رعایت می‌شوند؟ به میزان زیادی بهبود یافته‌اند یا زمان تلف شده است؟ آیا موارد بی‌اهمیت برای تولید سریع کار از میان برداشته می‌شوند؟ بهره‌وری به معنی حداکثر بازده در زمان معین با حداقل هزینه است، بنابراین آگاهی از این موضوع در شرکت شما حیاتی است.

• اعتماد و ثبات

از خود بپرسید که آیا به کارمندان خود اعتماد دارید که تمام کارهای خود را با استاندارد بالا انجام دهند و آن را به‌موقع تحویل دهند؟ آیا آنها به طور مستقل کار می‌کنند یا احساس می‌کنید که اغلب باید خودتان وارد عمل شوید؟ آیا آنها به طور مداوم ارزش‌های شرکت را موردتوجه قرار می‌دهند؟ آیا آنها وقت‌شناس هستند و مطابق با استانداردهای مورد انتظار عمل می‌کنند؟ می‌توان به کارمندان با عملکرد بالا و مستقل اعتماد کرد و بدون نظارت زیاد بر تولید نتایج قوی ادامه داد.

رهبری در سازمان چیست، رهبر کیست؟

رهبر کسی است که می‌تواند با انگیزه‌بخشی و روحیه‌دهی، دیگران را به انجام یک فعالیت تشویق کند...

همین الان بخون!!

نحوه‌ی ارزیابی عملکرد کارکنان

بررسی عملکرد می‌تواند هم برای کارکنان و هم برای مدیران اضطراب‌آور باشد، اما این کار یک نقطه‌ی شروع ضروری برای پیشرفت شرکت است.

بدون ارزیابی مناسب عملکرد یک کارمند، ممکن است زمان و تلاش ارزشمندی را برای اجرای طرح‌های بهبودی که کمک به حل مشکل واقعی نمی‌کنند، تلف کنید. در این مرحله زمانی را اختصاص دهید تا اطمینان حاصل کنید که یک بررسی کامل و جامع از عملکرد فرد دریافت می‌کنید تا پایه و اساس محکمی برای برنامه‌های بهبود ایجاد کنید.
در اینجا چند روش رایج برای ارزیابی عملکر​د کارکنان آورده شده است:

• بازخورد 360 درجه

همان‌طور که از نام آن پیداست، این روش نگاهی به بازخورد، نظرات و ارزیابی‌های حلقه‌ای از افراد دارد. این دایره شامل اعضای تیم، سرپرستان و کارمندان است که در داخل شرکت کار می‌کنند. با فراتر رفتن از چیزی که مدیر مستقیماً می‌بیند، یک دیدگاه جامع از عملکرد به شما نشان داده می‌شود. به دنبال هرگونه بازخوردگیری 360 درجه از موقعیت‌های مختلف باشید، زیرا این امر زمینه‌هایی را برای بهبود بیشتر ایجاد می‌کند.

• عملکرد مبتنی بر هدف

با استفاده از این روش، مدیران و کارکنان با یکدیگر همکاری می‌کنند تا برای رسیدن به اهداف، عملکرد شرکت را توسعه دهند و بازه‌های زمانی مشخصی را برای تکمیل کار تعیین کنند. هنگامی‌که کارکنان در فرایند ایجاد اهداف، خودشان درگیر می‌شوند، می‌توانند ببینند که چگونه اهداف فردی آنها به اهداف بزرگ‌تر شرکت کمک می‌کند. این باعث می‌شود درک بیشتری از آنچه باید انجام شود، داشته باشند. 
این روش همچنین به افزایش تعامل و انگیزه برای کارمند کمک می‌کند و درعین‌حال تعریف موفقیت و شکست را برای کارفرما بسیار آسان می‌کند.

• چرخشی در SWOT

SWOT مخفف کلمات Strengths, Weaknesses, Opportunities و Threats به معنی نقاط قوت، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهدیدات است. تجزیه‌وتحلیل SWOT چارچوبی است که برای ارزیابی موقعیت رقابتی یک شرکت و توسعه‌ی برنامه‌ریزی استراتژیک مورداستفاده قرار می‌گیرد. تجزیه‌وتحلیل SWOT عوامل داخلی و خارجی و همچنین پتانسیل فعلی و آینده‌ی شرکت را ارزیابی می‌کند.
بسیاری در حال حاضر با تجزیه‌وتحلیل SWOT آشنا هستند، اما برای ارزیابی عملکرد، بهتر است ضعف را با نقاط قوت جایگزین کنید. فرصت‌ها را نیز به‌عنوان فرصت‌های آینده برای رشد کارکنان خود و توسعه‌ی آنها در شرکت در نظر بگیرید.

شروع با نقاط قوت به مدیران، اما مهم‌تر از همه، به خود کارکنان اجازه می‌دهد تا آنچه را که احساس می‌کنند در آن خوب هستند، بگویند و کمک می‌کند تا مشخص شود که کارکنان در کجا ممکن است مایل به پیشرفت بیشتر باشند. این روش همچنین می‌تواند راهی عالی برای فهمیدن اینکه آیا کارمند احساس می‌کند که چیزی در مورد کسب‌وکار مانع از آن می‌شود که پیشرفت کند یا مثلاً احساس می‌کند منابع لازم را ندارد، باشد.
با ترسیم این حوزه‌های مختلف عملکرد، هم مدیر و هم کارمند می‌توانند برای ایجاد برنامه‌ای برای توسعه‌ی اهداف کلی، با یکدیگر همکاری کنند.

• رتبه‌بندی عملکرد در مقیاس

یک روش سنتی استفاده از مقیاس‌های شماره‌گذاری شده، مانند 1 تا 5 یا 1 تا 10، برای رتبه‌بندی عملکرد یک کارمند در زمینه‌های خاص است. این مقیاس‌ها معمولاً مورداستفاده قرار می‌گیرند، زیرا هم برای کارکنان و هم برای مدیران قابل‌درک هستند، امکان مقایسه آسان بین اعضای تیم را فراهم می‌کنند، مدیریت کمّی دارند و می‌توانند با هر نیاز تجاری سازگار شوند. مدیران یا منابع انسانی می‌توانند معیارهایی را برای رتبه‌بندی تعیین کنند که اغلب شامل رفتارها، استعدادها یا پروژه‌های تکمیل شده است.

• خودارزیابی

در این روش، کارمند عملکرد خود را بر اساس سؤالاتی که کارفرما مطرح می‌کند بررسی می‌کند. این روش زمانی بسیار مفید است که در کنار بررسی عملکرد کلامی استفاده شود. اگرچه ممکن است برای برخی از کارمندان دشوار باشد که بدانند کجا ایستاده‌اند، اما زمانی که می‌توانید تفاوت بین آنچه کارمند در مورد عملکرد خود فکر می‌کند و آنچه شما فکر می‌کنید را تشخیص دهید، نکات جالبی برای بحث در جلسه پیدا خواهید کرد. این روش همچنین به کارکنان کمک می‌کند تا بفهمند که بررسی عملکرد به چه چیزی نگاه می‌کند که می‌تواند هرگونه اضطراب را برای طرفین کاهش دهد.

چگونه می‌توان عملکرد و بهره‌وری کارکنان را بهبود بخشید؟

در مرحله‌ی بعد، باید یافته‌های ارزیابی را بگیرید و یک برنامه برای بهبود ایجاد کنید که برای پرکردن فرصت‌ها یا زمینه‌های توسعه‌ی ارائه شده، مناسب باشد.

در سایت bamboohr.com، شش مزیت برای ارزیابی عملکرد کارمندان گفته شده است: 

ترجمه‌ی متن بالا:

6 مزیت برتر ارزیابی کارکنان

هنگامی که ارزیابی کارکنان به درستی انجام شود، مزایای مهمی برای کارفرمایان و کارمندان خواهد داشت، از جمله:

• بهبود ارتباط بین مدیران و کارکنان
• بهبود رضایت شغلی و حفظ آن
• افزایش عملکرد و سودآوری
• شناسایی کارمندان برتر و مستحق ترفیع
• ارائه‌ی کمک به کارکنانی که نیاز به آموزش بیشتر دارند
• بهبود فرهنگ شرکت

9 گام مؤثر برای بهبود عملکرد کارکنان

1. بررسی کنید که چرا کارمند انتظارات را برآورده نمی‌کند

فهرست دلایلی که چرا یک کارمند آن‌طور که انتظار می‌رود عمل نمی‌کند، می‌تواند بی‌پایان باشد. اگر به این موارد نپردازید، برداشتن گام‌های درست برای بهبود آن تقریباً غیرممکن است.
با یک بحث باز و صریح شروع کنید و دریابید که آیا کارمند احساس می‌کند چیزی بر توانایی او برای انجام کار تأثیر می‌گذارد یا خیر. ممکن است آنها احساس کنند که کسب‌وکار شما آنها را از دستیابی به پتانسیل کامل خود باز می‌دارد، ممکن است کمبود منابع داشته باشند، احساس کنند با اهداف شرکت هماهنگ نیستند یا راهنمایی یا آموزش مناسب را دریافت نمی‌کنند.
همچنین ممکن است عوامل مؤثر بر کار به خود کار ارتباطی نداشته باشد. دلایل شخصی مانند اینکه یک کارمند ممکن است در دوران عدم یا ضعف سلامت روانی باشد یا مشکلاتی را در زندگی شخصی خود تجربه کند که می‌تواند بر عملکرد او تأثیر بگذارد.
این گفتگو می‌تواند زمینه‌ای را برای شما فراهم کند تا حمایت مؤثرتری داشته باشید.

2. در مورد موارد مثبت و منفی، هر دو بحث کنید.

بررسی‌های عملکرد نباید فقط بر آنچه که خوب پیش نمی‌رود متمرکز شود، حتی اگر بهبود، هدف نهایی شما باشد.
تمرکز فقط بر روی زمینه‌های بهبود می‌تواند اعتماد کارکنان شما را از بین ببرد و اگر آنها احساس کنند که زحمات آنها در سایر زمینه‌ها موردتوجه قرار نمی‌گیرد، می‌تواند منجر به عصبانیت و نارضایتی شود. مطمئن شوید که به کارمندان خود اطلاع می‌دهید که چه کاری را به‌خوبی انجام می‌دهند و به هر لحظه برجسته در عملکرد از آخرین بررسی آنها و همچنین زمینه‌های توسعه اشاره کنید.

وقتی کار سخت مفید آن‌ها را تشخیص دهید، کارمندان می‌دانند که عضوی ارزشمند از تیم هستند و این تلاش را برای کار خود ادامه خواهند داد. بااین‌وجود، هنگامی‌که در مورد چالش‌ها و زمینه‌های توسعه بحث می‌کنید، باید در مورد هر مشکلی شفاف باشید. راه آسان این است که ضربه را کاهش دهید، اما با ندانستن دقیق مشکل، هر مشکلی را در درازمدت بدتر خواهید کرد و رابطه ممکن است خصمانه‌تر شود.

اطمینان حاصل کنید که کارمند با درک روشنی از نقاط قوت خود، در هر زمینه برای توسعه و اقداماتی که برای رسیدن به آن باید برداشته شود، گفتگو را ترک می‌کند. برای همین به طور متقابل اهمیت خوب گوش دادن برای مدیران هم اهمیت دارد.

3. برای پیشرفت آنها بازخورد ثابتی ارائه دهید.

کارآمدترین راه برای بهبود عملکرد کارکنان، ارائه‌ی بازخورد منظم است. با بازخورد مکرر، می‌توانید به کارمندان کمک کنید تا در مسیر پیشرفت خود باقی بمانند، نه اینکه هر مشکلی برای بررسی رسمی‌تر ذخیره شود. تا آن زمان، اثرات عملکرد ضعیف ممکن است برای تیم یا کسب‌وکار مضر باشد.
بازخورد مکرر به کارکنان کمک می‌کند تا به‌طورکلی با دریافت بازخورد راحت‌تر شوند. همچنین می‌تواند هرگونه معانی منفی را که مردم با دریافت بازخورد مرتبط می‌دانند، متوقف کند. این به این دلیل است که بازخوردهای مکرر به‌احتمال زیاد ترکیبی از نظرات مثبت و سازنده است که می‌تواند به‌جای دلسردی، کارکنان را درگیر و تشویق کند.
برای بهبود عملکرد مهم است که کارکنان بدانند کجا ایستاده‌اند و چگونه پیشرفت می‌کنند. سپس آنها از نحوه‌ی عملکرد خود و اقدامات لازم برای بهبود بیشتر آگاه خواهند شد.

4. فرهنگ محیط کار مثب​ت ایجاد کنید.

فرهنگ محیط کار مثبت به هموارکردن راه برای مشارکت بیشتر، انگیزه بیشتر و عملکرد بهتر کمک می‌کند. عناصری مانند همسویی کارکنان با چشم‌انداز و مأموریت شرکت، مزایای کارکنان ارائه شده و نحوه‌ی عملکرد کسب‌وکار  مثل محیط کار و عناصری مانند انعطاف‌پذیری یا سیاست‌های تعطیلات را بررسی کنید.

فرهنگ محل کار باید به کارکنان این امکان را بدهد که بهترین عملکرد را داشته باشند. فرهنگ محل کار قوی و با عملکرد بالا، به کارمندان اجازه می‌دهد بدون اینکه هیچ‌چیز منفی حواسشان را پرت کند، متمرکز و درگیر شوند و با حمایت یک محل کار مثبت آنها به جلو سوق داده شوند.

ساده‌ترین راه برای فهمیدن اینکه آیا فرهنگ محل کار شما برای کارمندان شما مناسب است یا خیر این است که از آنها بپرسید! از یک ابزار نظرسنجی محرمانه استفاده کنید تا از کارمندان خود بپرسید که در مورد نحوه‌ی عملکرد کسب‌وکار شما چه فکر می‌کنند. ازآنجایی‌که این یک پلتفرم محرمانه است، کارمندان شما در مورد هر چیزی که مایل‌اند بهبود پیدا کند، می‌توانند صادق باشند.

این نه‌تنها می‌تواند به شما کمک کند تا تغییراتی را در نقاط مختلف کسب‌وکارتان که ممکن است بر عملکرد تأثیر بگذارد، ایجاد کنید، بلکه می‌توانید با ایجاد تغییراتی بر اساس پیشنهادهای کارکنان خود به آنها نشان دهید که برای آنها ارزش قائل هستید. این موضوع کمک می‌کند تا افراد شما احساس ارزشمندی کنند، اما سطح تعامل را نیز بهبود می‌بخشد.

5. یادگیری و توسعه را در اولویت قرار دهید.

اغلب، عملکرد ضعیف را می‌توان به شکاف مهارت یا دانش نسبت داد. با ایجاد تمرکز بر یادگیری و توسعه، کارمندان بهترین عملکرد را نشان می‌دهند.
برای ایجاد برنامه‌های توسعه‌ی فردی با کارمندان خود کار کنید، زیرا وقتی برای کارمندان در مورد نحوه و آنچه که یاد می‌گیرند نظر بدهید، درگیر یادگیری می‌شوند و به ایجاد انگیزه بیشتر کمک می‌کند.

6. اهداف قابل‌اندازه‌گیری و واقع‌بینانه تعیین کنید.

برای کمک به بهبود عملکرد، یک کارمند باید بداند چه چیزی اندازه‌گیری می‌شود. به‌این‌ترتیب آنها می‌توانند عملکرد خود را زیر نظر داشته باشند و به نوبه‌ی خود برای بهبود آن تلاش کنند. اگر اهداف قابل‌اندازه‌گیری نباشند، کارمندان می‌توانند حدس بزنند که آیا در حال بهبود هستند یا خیر و ممکن است احساس کنند که نتایج آنها به نظرات مدیرشان بستگی دارد.
ثانیاً اهداف نیز باید واقع‌بینانه باشند. البته، شما می‌خواهید هدف بزرگی داشته باشید، اما هر چیزی که بیش از حد دست‌نیافتنی به نظر برسد می‌تواند کارمندان را تحت‌تأثیر قرار دهد و به فرسودگی شغلی بیفزاید. از سوی دیگر، اهدافی که خیلی آسان هستند، هیچ انگیزه‌ای ایجاد نمی‌کنند. مطمئن شوید که تعادل مناسب را درست پیدا کنید.
همچنین باید اطمینان حاصل کنید که مشخص است چه زمانی انتظار دارید این اهداف تکمیل شوند. دو تاریخ را تعیین کنید، یکی برای بازگشت و مشاهده‌ی چگونگی پیشرفت کار، و دیگری برای تاریخ تکمیل مورد انتظار.

7. به طور منظم کارهای بزرگ و پیشرفت را تشخیص دهید.

وقتی کار خوب را تشخیص می‌دهید و به آنها پاداش می‌دهید، به کارمندان اطلاع می‌دهید که تلاش، سخت‌کوشی و پیشرفت آنها موردتوجه قرار می‌گیرد.
یکی از اشتباهاتی که رهبران اغلب مرتکب می‌شوند این است که زمان زیادی را صرف تمرکز بر عملکرد ضعیف و تمرکزنکردن زمان کافی بر روی کارهای بزرگی که هر روز در حال انجام است، می‌کنند.
با ایجاد فرایندی که امکان تشخیص منظم کار سخت را فراهم می‌کند، افراد با عملکرد بالا را درگیر و باانگیزه نگه می‌دارید، درحالی‌که نمونه‌ای از کار عالی برای کسانی که ممکن است در حال حاضر ازدست‌رفته باشند را نیز ارائه می‌دهید.

8. رضایت شغلی را به حداکثر برسانید

اغلب، کارمندان فقط می‌خواهند آنچه را که از یک نقش به دست می‌آورند، وارد کنند. اگر احساس می‌کنند حقوق کافی دریافت نمی‌کنند، مزایایی را که می‌توانند در جای دیگر دریافت کنند، دریافت نمی‌کنند، یا احساس می‌کنند که محل کارشان فاقد منابع است، ممکن است به‌اندازه‌ی کافی تلاش نکنند. نگاهی به کارفرمایان رقیب بیندازید تا مطمئن شوید که مزایای مناسبی را ارائه می‌دهید تا کارکنان خود را خوشحال، درگیر و سازنده و باانگیزه نگه دارید.

9. زمانی که بهبودی نمی‌بینید، برخورد کنید.

اگر با کارمند خود برای تعیین اهداف، انتظارات و برنامه‌ای روشن برای بهبود، کارکرده‌اید، و آنها هنوز برای ایجاد تغییر کار نمی‌کنند، باید روی این موضوع قاطعانه برخورد کنید.
اگر این کار را نکنید، کارمندان احساس خواهند کرد که خوب است که عملکرد ضعیفی داشته باشند یا باید تحت مدیریت خرد باشند. این برای کسانی که عملکرد خوبی دارند نیز بی‌انگیزه کننده است. اگر احساس کنند عملکرد ضعیف هیچ عواقبی ندارد، تعجب می‌کنند که چرا تلاش می‌کنند.

با تذکر کتبی یا شفاهی به مشکل و عدم بهبود رسیدگی کنید. با مشخص‌کردن اهمیت این موضوع با یک هشدار، می‌توانید به کارمندان کمک کنید تا زمانی که شدت وضعیت به آنها نشان داده می‌شود توجه بیشتری داشته باشند.
حتی چیزهای کوچکی که به حال خود رها می‌شوند می‌توانند به مشکلات بزرگ‌تری تبدیل شوند و عملکرد را کاهش دهند. با نظارت بر توسعه و اقدام در این زمینه، یک محل کار مولد و عملکرد محور را حفظ خواهید کرد.

مراجعه به کلینیک ارزیابی و مدیریت عملکرد

مشاهده سایر کلینیک‌ها

مشاهده سایر کلینیک‌ها

برگرفته از :

perkbox.com